El pasado día 8 de julio de 2015 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE num.162), la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN”), sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas. Dicha instrucción se publica tras el Auto dictado por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid en fecha 27 de abril de 2015, mediante el cual se suspendía la aplicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, publicada en el BOE en fecha 8 de julio de 2015, como ya les informamos en nuestra circular numero 39/15.
La instrucción de 1 de julio de 2015 de la DGRN tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización, que garanticen la confidencialidad y seguridad de los libros de los empresarios.
La nueva Instrucción establece que los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización serán borrados inmediatamente una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización. Si la presentación se hubiese calificado como defectuosa y no hubiese sido objeto de subsanación, los ficheros se borrarán cuando caduque el asiento de presentación.
El Registro Mercantil, cumpliendo al efecto con lo establecido sobre la legislación de protección de datos, conservara únicamente copia de la certificación de la legalización de los libros pero nunca del contenido de los mismos.
La Instrucción no solo establece medidas generales de seguridad para la propia oficina registral sino que, además, ofrece a los empresarios sistemas de remisión seguro de los libros oficiales.
Los empresarios y las sociedades podrán optar al efecto por tres sistemas distintos de envío:
- Envío de los ficheros sin cifrado digital.
- Envió de los ficheros mediante un sistema de cifrado de los mismos con clave simétrica.
- Envío de los ficheros a través de entidades de certificación como tercero de confianza.
Respecto a la legalización de los libros correspondientes al ejercicio 2014, que deberían haberse legalizado antes del día 30 de abril de 2015, no se establece sanción alguna por no haber presentado en plazo los mismos.
La Instrucción establece que los libros legalizados en blanco que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización.
En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de las hojas en blanco adicionales que resulten necesarias.
Para más información en: http://www.boe.es/boe/dias/2015/07/08/pdfs/BOE-A-2015-7626.pdf
