Muchos son los que nos preguntan durante cuánto tiempo deben conservar y/o destruir la documentación de la empresa, cumpliendo así con el Reglamento General de Protección de Datos y a la vez, con los plazos de prescripción en materia tributaria.
En términos generales, debemos tener en cuenta el principio de limitación del plazo de conservación, regulado en el artículo 5.1 e) del RGPD.
Se entiende que los plazos computarán desde la finalización de la relación contractual entre las partes.
A continuación describiremos los plazos legales de conservación en función del tipo de datos que se traten.
- Tratamiento de imágenes de videovigilancia, según el artículo 22.3 de la Ley Orgánica 3/2018 dispone que, los datos serán suprimidos en el plazo máximo de un mes, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones.
- Según el artículo 4 del Real Decreto Legislativo 5/2000 en materia de Datos Laborales, la prescripción de las infracciones en el supuesto mayor son 5 años.
- El Código de Comercio, en su artículo 30 habla de un plazo de conservación de la documentación contable y mercantil durante 6 años, plazo que además cubre perfectamente el plazo de prescripción fiscal que es de 4 años.
- Documentación clínica según el artículo 17 de la Ley de Autonomía del Paciente 41/2002, se deben conservar al menos 5 años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial, ampliable a 10 o 20 años dependiendo de la Comunidad Autónoma y de las excepciones.
- En materia de prevención del blanqueo de capitales, el artículo 25 de la Ley 10/2010, nos indica que los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación.
En la siguiente tabla resumimos los plazos de conservación:
| Documentos | Plazo legal conservación | Ref. |
| Imágenes de Videovigilancia | 1 mes | Art. 22.3 Ley Orgánica 3/2018 |
| Datos Laborales | 5 años | Art. 4. Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Datos Fiscales | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Contable mercantil | 6 años | Art. 30 CC |
| Documentación clínica | Mínimo 5 años | Art. 17 Ley 41/2002 |
| Prevención del Blanqueo de Capitales | 10 años | Art. 25 Ley 10/2010 |
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